KMUTT DMS

KMUTT

Document Management System 

เป็นช่องทางการรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิสก์ผ่านโฟลเดอร์ที่ใช้งานร่วมกัน (Shared Folders) 

ซึ่งเชื่อมต่ออยู่บนเครือข่าย Network Drive ของมหาวิทยาลัย

KMUTT DMS

ใช้คลาวด์ (Cloud) ของมหาวิทยาลัยเป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ผู้ใช้จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้งานระบบ (Log In) ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของมหาวิทยาลัย

ดังนั้น ผู้ใช้งานจึงสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้อย่างปลอดภัยบนอุปกรณ์ต่างๆ จากทุกที่และทุกเวลา


การเชื่อมต่อ

การตั้งชื่อไฟล์

สิทธิ์การใช้งาน

KMUTT DMS 


วิธีการเชื่อมต่อ 

Network Drive

ผู้ใช้สามารถใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ที่ใช้ 

Windows 7 หรือ Windows 10

MacBook และ iPad เท่านั้น

ก่อนเริ่มต้นใช้งานต้องดำเนินการใดบ้าง?

๐ เชื่อมต่อ Network Drive 


๐ หน่วยงานต้องแจ้งอีเมลผู้ใช้ที่จะให้สิทธิ์ใช้งานและโฟลเดอร์ที่ต้องการเข้าถึง

๐ ตั้งชื่อไฟล์ตามรูปแบบที่กำหนด

องค์ประกอบสำคัญสำหรับการใช้งาน

๐ Network Drive ของมหาวิทยาลัย ผู้ใช้จะต้องเชื่อมต่อ Network Drive ของมหาวิทยาลัยที่อุปกรณ์เพื่อให้สามารถเข้าถึง Shared Folders

๐ โฟลเดอร์ที่ใช้งานร่วมกัน (Shared Folders) ผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ต่างๆ ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน

 ๐ ระบบ Infoma ผู้ใช้จะต้องใช้งานระบบ Infoma เพื่อเป็นเครื่องมือในการติดตามเอกสารที่รับ-ส่งผ่านระบบ KMUTT DMS

๐ การเชื่อมต่อ VPN หากผู้ใช้อยู่ภายนอกมหาวิทยาลัย หรือไม่ได้เชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต/WiFi ของมหาวิทยาลัย ผู้ใช้จะต้องเชื่อมต่อ VPN ของมหาวิทยาลัยเพื่อเข้าใช้งานระบบ KMUTT DMS

๐ โปรแกรม PDF ผู้ใช้จะต้องส่งไฟล์ PDF ในระบบ KMUTT DMS

ข้อควรรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ KMUTT DMS

การกำหนดสิทธิ์เข้าถึง ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะโฟลเดอร์ที่มีการกำหนดสิทธิ์ไว้ให้เท่านั้น


การปฏิบัติตามขั้นตอนในกระบวนการทำงาน (Work Flow) ผู้ใช้จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่แนะนำไว้ ทั้งนี้ หากผู้ใช้พบปัญหาในการปฏิบัติตามกระบวนการทำงาน โปรดแจ้งให้ผู้ดูแลระบบทราบ


การรักษาความลับ ผู้ใช้จะต้องไม่เผยแพร่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จาก Shared Folders ก่อนได้รับอนุญาต


การส่งเอกสารที่ไม่ต้องใช้ลายเซ็นจริง เอกสารที่รับ-ส่งผ่านระบบ KMUTT DMS จะต้องเป็นเอกสารที่ลงนามด้วย Digital Signature และไม่ต้องนำมาลงนามในกระดาษซ้ำในภายหลัง

ไม่แนะนำให้ใช้กับเอกสารลับ หากผู้ใช้จำเป็นต้องรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็น “เอกสารลับ” ผู้ใช้จะต้องเข้ารหัสผ่านที่ไฟล์ PDF ให้เรียบร้อย และแจ้งรหัสผ่านให้ผู้ลงนามรับทราบเท่านั้น

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้จะต้องสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลของตนเอง หรือหน่วยงาน สำหรับเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามเรียบร้อยแล้ว เพื่อความสะดวกในการค้นหาเอกสารได้ในภายหลัง

การเชื่อมต่อ

การเชื่อมต่อ Network Drive จำเป็นต้องใช้งานผ่านระบบเครื่องข่ายของมหาวิทยาลัย

กรณีต้องการใช้งานจากที่พักอาศัย ท่านจำเป็นต้องเชื่อมต่อ VPN ของมหาวิทยาลัยก่อนเสมอ

Windows

รองรับการใช้งานสำหรับ

Windows 7 และ Windows 10 เท่านั้น

iPad OS


ยกเลิกการเชื่อมต่อ

ในกรณีไม่พบไฟล์ในโฟลเดอร์ หรือในกรณีท่านต้องการยกเลิกการใช้งาน ท่านสามารถทำการยกเลิกการเชื่อมต่อ Network Drive ได้


สิทธิ์การเข้าใช้งาน

บุคลากร มจธ. ทุกท่านที่มีอีเมลของมหาวิทยาลัย มีสิทธิ์ในการใช้งาน KMUTT DMS สามารถเชื่อมต่อ Network Drive ได้

การขอสิทธิ์เข้าใช้งาน หน่วยงานต้องแจ้งอีเมลผู้ที่จะใช้งานและโฟลเดอร์ที่ต้องการเข้าถึง


รูปแบบการตั้งชื่อไฟล์

DMS YYYYMMDD ชื่อย่ออังกฤษหน่วยงาน

(ความเร็ว/ลับ เลขที่เอกสารออกจาก INFOMA หรือเลขที่ของหนังสือภายนอก)

ชื่อหนังสือแบบย่อ ชื่อย่อผู้ลงนาม(เลขหน้าให้ลงนาม, เลขหน้าให้ลงนามND)

**YYYYMMDD = วันที่เสนอเอกสาร**

**ND = No Date**

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สำนักคอมพิวเตอร์

สำนักงานอำนวยการ สำนักงานอธิการบดี

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี


Computer Center KMUTT © copyright 2021