คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Document Management System

(KMUTT DMS)

Digital Signature (KMUTT DS)


คำถามที่พบบ่อย FAQ

ใครมีสิทธิ์ใช้งาน KMUTT DMS บ้าง?

#สิทธิ์การใช้งาน

บุคลากรของ มจธ. ทุกคนที่มีอีเมลของมหาวิทยาลัยสามารถขอสิทธิ์ใช้งานได้


จำกัดสิทธิ์ผู้ใช้งานสำหรับแต่ละหน่วยงานหรือไม่?

#สิทธิ์การใช้งาน

ไม่มีการจำกัดจำนวนสิทธิ์ผู้ใช้งานในแต่ละหน่วยงาน แต่รายชื่อผู้ใช้ จะต้องเป็นผู้ได้รับมอบหมายจากหน่วยงานเท่านั้น


ไม่พบไฟล์ในโฟลเดอร์ แม้ว่าเมื่อตรวจสอบกับผู้ใช้อื่นแล้ว ปรากฏว่ายังมีไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นอยู่ จะมีวิธีแก้ไขปัญหาอย่างไร?

#สิทธิ์การใช้งาน

วิธีการที่ 1. โปรดยกเลิกการเชื่อมต่อ Network Drive และเชื่อมต่อใหม่อีกครั้ง

วิธียกเลิกการเชื่อมต่อ

 วิธีการที่ 2. โปรด Shutdown หรือ Restart เครื่องคอมพิวเตอร์

***ถ้าดำเนินการแล้วยังพบปัญหาโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่***



หากจำเป็นต้องส่งเอกสารลับผ่าน KMUTT DMS ควรทำอย่างไร?

#การจัดการไฟล์

ผู้ใช้จะต้องซิปไฟล์ และตั้งรหัสผ่านที่ซิปไฟล์เพื่อป้องกันผู้อื่นเข้าถึงข้อมูลลับ จากนั้น โปรดแจ้งรหัสผ่านให้กับผู้ที่ลงนามรับทราบ

โปรแกรมซิปไฟล์ที่แนะนำ: https://www.7-zip.org/download.html


(สำหรับผู้ใช้ Windows) หากระบบกรอกชื่อผู้ใช้ให้โดยอัตโนมัติ โดยไม่มี kmutt\ อยู่หน้าชื่อผู้ใช้ จะแก้ไขอย่างไร?

#การเชื่อมต่อ

ผู้ใช้สามารถคลิกที่ข้อความ More choices แล้วคลิก Use a different account จากนั้น ระบบจะอนุญาตให้ผู้ใช้กรอกชื่อผู้ใช้ใหม่ได้

แต่หากยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ โปรดยกเลิกการเชื่อมต่อ Network Drive และเชื่อมต่อใหม่อีกครั้ง


มีพื้นที่ส่วนกลางของมหาวิทยาลัยสำหรับการจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่?

#พื้นที่จัดเก็บข้อมูล

ไม่ควรเก็บไฟล์ไว้ใน KMUTT DMS เนื่องจากเป็นระบบคลาวด์ที่มีผู้ใช้ร่วมกันเป็นจำนวนมาก อาจส่งผลให้พื้นที่ในการรับ-ส่งข้อมูลมีปริมาณลดน้อยลง

แต่ละหน่วยงานโปรดสร้างพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไว้รวมกันเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาในภายหลัง เช่น สร้างโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือใช้ Shared Drive เช่น Google Drive, Microsoft OneDrive 


ผู้ใช้มองเห็นไฟล์ปรากฏอยู่ แต่ไม่สามารถเปิดไฟล์ PDF ได้ โดยระบบแสดงข้อความข้อผิดพลาด (Error Message) 

เช่น ไม่พบเส้นทางไฟล์ เป็นต้น จะมีวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร?

#การจัดการไฟล์

วิธีการที่ 1. โปรดลองแก้ไขชื่อไฟล์ให้สั้นลง

 วิธีการที่ 2. โปรดคัดลอก (Copy) ไฟล์มาวางที่เครื่องของผู้ใช้ เช่น วางบนหน้าจอ Desktop จากนั้น ให้ลองเปิดไฟล์อีกครั้ง แล้วแก้ไขชื่อไฟล์ให้สั้นลง

***ถ้าดำเนินการแล้วยังพบปัญหาโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่***



กรณีที่ 1 งาน มีไฟล์เอกสารจำนวนมาก และไม่สามารถใช้วิธีรวมไฟล์ไว้เป็นไฟล์เดียวได้ จะต้องทำอย่างไร?

#การจัดการไฟล์

กรณี 1 งาน มีหลายไฟล์ รบกวนดำเนินการดังนี้

1.  สร้างโฟลเดอร์ โดยตั้งชื่อโฟลเดอร์ในรูปแบบ 

DMS YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน ชื่อเรื่องแบบย่อ 

2. ไฟล์ภายในโฟลเดอร์ ให้ตั้งชื่อไฟล์ดังนี้

ไฟล์ที่ 1 ตั้งชื่อ: 00 YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน(เลขที่หนังสือ) ชื่อเรื่องแบบย่อ และไล่ลำดับไฟล์ที่ 01 02 03

ไปเรื่อยๆ

3. กรณีเอกสารแนบให้ใส่คำว่า เอกสารแนบ ไว้หลังลำดับไฟล์ เช่น01 เอกสารแนบ YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน(เลขที่หนังสือ) ชื่อเรื่องแบบย่อ


กรณีที่ภายหลังจากมีการลงนามแบบ Digital Signature ไปแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นจริงบนกระดาษ จะต้องจัดส่งเอกสารอย่างไร?

#การจัดการไฟล์

โปรดดำเนินการดังนี้

1. print และแนบใบที่เซ็นผ่าน DMS (ไฟล์ DMS) มาพร้อมกับชุดเอกสารกระดาษด้วย

2. ไฟล์ DMS ต้องเก็บไว้เป็นชุดเอกสารเดียวกัน แนบไว้เป็นใบท้ายของชุดเอกสาร

3. เมื่อมีทั้งไฟล์ DMS และใบที่เซ็นในกระดาษ หน่วยงานจะต้องแยกแยะ / ทำสัญลักษณ์ เพื่อให้รู้ว่าชุดเอกสารนี้มีลงนามไว้ทั้ง 2 ทาง


ระบบแสดงข้อความว่าผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ จะต้องทำอย่างไร?

#สิทธิ์การใช้งาน

โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อให้ตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้อีกครั้ง



คำถามที่พบบ่อย FAQ

 ไม่สามารถติดตั้ง RootCA ได้ เนื่องจากโปรแกรม Acrobat มองไม่เห็นไฟล์ .crt จะมีวิธีการแก้ไขอย่างไร ?

๐ วิธีแก้ปัญหาไม่สามารถติดตั้งไฟล์ CA.crt ลงบนโปรแกรม Acrobatได้


๐ ไฟล์เอกสารตัวอย่างที่เซ็นด้วย Digital Signature สำหรับติดตั้ง RootCA


อาจารย์ต่างชาติ สามารถใช้งาน Digital Signature ได้หรือไม่ ?

ถ้าอาจารย์ต่างชาติ เป็นบุคลากรที่มีข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลบุคลากรของมหาวิทยาลัย อาจารย์ต่างชาติสามารถใช้งาน Digital Signature ได้ โดยการยืนยันตัวตน จะใช้เลขที่พาสพอร์ตที่ได้แจ้งไว้กับ สทบ. ในการยืนยันตัวตนรับ User Certificate




การใช้งานโปรแกรม Acrobat จำเป็นต้อง Login ด้วย Account มหาวิทยาลัยหรือไม่ ?

การใช้งานโปรแกรม Acrobat ต้องทำการ Sign In ด้วย Account มหาวิทยาลัย (User.xxx@kmutt.ac.th)


จะสามารถลบภาพลายเซ็นที่ไม่ต้องการใช้งานได้อย่างไร ?

วิธีการลบ Preset (ภาพลายเซ็น) ใน Appearance


การใช้งาน Digital Signature ต้องทำการเชื่อมต่อ internet ด้วยหรือไม่ ?

ในการใช้งาน Digital Signature มีความจำเป็นในการเชื่อมต่อ Internet เพราะทุกครั้งที่จะทำการลงลายมือด้วย Digital Signature จะมีการเช็คสิทธิ์ User Certificate กับ Server ของมหาวิทยาลัย


เมื่อมีการเซ็นด้วย Digital Signature สามารถลบ หรือแก้ไข ลายเซ็นได้หรือไม่ ?

หลังจากมีการเซ็นด้วย Digital Signature ไปแล้วสามารถแก้ไข หรือลบ ลายเซ็นได้ แต่จะยังมีร่องรอยของการแก้ไขติดอยู่บนเอกสารฉบับนั้น 


คำแนะนำ : ให้ใช้เอกสารฉบับก่อนหน้า ทำการแก้ไข แล้วลงลายเซ็นด้วย Digital Signature อีกครั้ง แทนการแก้ไขเอกสารฉบับเดิม


สำนักคอมพิวเตอร์

สำนักงานอำนวยการ สำนักงานอธิการบดี

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี


Computer Center KMUTT © copyright 2021