คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Document Management System
(KMUTT DMS)
ใครมีสิทธิ์ใช้งาน KMUTT DMS บ้าง?
บุคลากรของ มจธ. ทุกคนที่มีอีเมลของมหาวิทยาลัยสามารถขอสิทธิ์ใช้งานได้
จำกัดสิทธิ์ผู้ใช้งานสำหรับแต่ละหน่วยงานหรือไม่?
ไม่มีการจำกัดจำนวนสิทธิ์ผู้ใช้งานในแต่ละหน่วยงาน แต่รายชื่อผู้ใช้ จะต้องเป็นผู้ได้รับมอบหมายจากหน่วยงานเท่านั้น
ไม่พบไฟล์ในโฟลเดอร์ แม้ว่าเมื่อตรวจสอบกับผู้ใช้อื่นแล้ว ปรากฏว่ายังมีไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นอยู่ จะมีวิธีแก้ไขปัญหาอย่างไร?
วิธีการที่ 1. โปรดยกเลิกการเชื่อมต่อ Network Drive และเชื่อมต่อใหม่อีกครั้ง
วิธีการที่ 2. โปรด Shutdown หรือ Restart เครื่องคอมพิวเตอร์
***ถ้าดำเนินการแล้วยังพบปัญหาโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่***
หากจำเป็นต้องส่งเอกสารลับผ่าน KMUTT DMS ควรทำอย่างไร?
#การจัดการไฟล์
ผู้ใช้จะต้องซิปไฟล์ และตั้งรหัสผ่านที่ซิปไฟล์เพื่อป้องกันผู้อื่นเข้าถึงข้อมูลลับ จากนั้น โปรดแจ้งรหัสผ่านให้กับผู้ที่ลงนามรับทราบ
โปรแกรมซิปไฟล์ที่แนะนำ: https://www.7-zip.org/download.html
(สำหรับผู้ใช้ Windows) หากระบบกรอกชื่อผู้ใช้ให้โดยอัตโนมัติ โดยไม่มี kmutt\ อยู่หน้าชื่อผู้ใช้ จะแก้ไขอย่างไร?
ผู้ใช้สามารถคลิกที่ข้อความ More choices แล้วคลิก Use a different account จากนั้น ระบบจะอนุญาตให้ผู้ใช้กรอกชื่อผู้ใช้ใหม่ได้
แต่หากยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ โปรดยกเลิกการเชื่อมต่อ Network Drive และเชื่อมต่อใหม่อีกครั้ง
มีพื้นที่ส่วนกลางของมหาวิทยาลัยสำหรับการจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่?
#พื้นที่จัดเก็บข้อมูล
ไม่ควรเก็บไฟล์ไว้ใน KMUTT DMS เนื่องจากเป็นระบบคลาวด์ที่มีผู้ใช้ร่วมกันเป็นจำนวนมาก อาจส่งผลให้พื้นที่ในการรับ-ส่งข้อมูลมีปริมาณลดน้อยลง
แต่ละหน่วยงานโปรดสร้างพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไว้รวมกันเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาในภายหลัง เช่น สร้างโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือใช้ Shared Drive เช่น Google Drive, Microsoft OneDrive
ผู้ใช้มองเห็นไฟล์ปรากฏอยู่ แต่ไม่สามารถเปิดไฟล์ PDF ได้ โดยระบบแสดงข้อความข้อผิดพลาด (Error Message) เช่น ไม่พบเส้นทางไฟล์ เป็นต้น จะมีวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร?
#การจัดการไฟล์
วิธีการที่ 1. โปรดลองแก้ไขชื่อไฟล์ให้สั้นลง
วิธีการที่ 2. โปรดคัดลอก (Copy) ไฟล์มาวางที่เครื่องของผู้ใช้ เช่น วางบนหน้าจอ Desktop จากนั้น ให้ลองเปิดไฟล์อีกครั้ง แล้วแก้ไขชื่อไฟล์ให้สั้นลง
***ถ้าดำเนินการแล้วยังพบปัญหาโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่***
ระบบแสดงข้อความว่าผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ จะต้องทำอย่างไร?
#สิทธิ์การใช้งาน
โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อให้ตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้อีกครั้ง
กรณีที่ 1 งาน มีไฟล์เอกสารจำนวนมาก และไม่สามารถใช้วิธีรวมไฟล์ไว้เป็นไฟล์เดียวได้ จะต้องทำอย่างไร?
#การจัดการไฟล์
กรณี 1 งาน มีหลายไฟล์ รบกวนดำเนินการดังนี้
1. สร้างโฟลเดอร์ โดยตั้งชื่อโฟลเดอร์ในรูปแบบ
DMS YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน ชื่อเรื่องแบบย่อ
2. ไฟล์ภายในโฟลเดอร์ ให้ตั้งชื่อไฟล์ดังนี้
ไฟล์ที่ 1 ตั้งชื่อ: 00 YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน(เลขที่หนังสือ) ชื่อเรื่องแบบย่อ และไล่ลำดับไฟล์ที่ 01 02 03
ไปเรื่อยๆ
3. กรณีเอกสารแนบให้ใส่คำว่า เอกสารแนบ ไว้หลังลำดับไฟล์ เช่น01 เอกสารแนบ YYYYMMDD ตัวย่ออังกฤษของหน่วยงาน(เลขที่หนังสือ) ชื่อเรื่องแบบย่อ
กรณีที่ภายหลังจากมีการลงนามแบบ Digital Signature ไปแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นจริงบนกระดาษ จะต้องจัดส่งเอกสารอย่างไร?
#การจัดการไฟล์
โปรดดำเนินการดังนี้
1. print และแนบใบที่เซ็นผ่าน DMS (ไฟล์ DMS) มาพร้อมกับชุดเอกสารกระดาษด้วย
2. ไฟล์ DMS ต้องเก็บไว้เป็นชุดเอกสารเดียวกัน แนบไว้เป็นใบท้ายของชุดเอกสาร
3. เมื่อมีทั้งไฟล์ DMS และใบที่เซ็นในกระดาษ หน่วยงานจะต้องแยกแยะ / ทำสัญลักษณ์ เพื่อให้รู้ว่าชุดเอกสารนี้มีลงนามไว้ทั้ง 2 ทาง
Digital Signature (Acrobat Reader)
ไม่สามารถติดตั้ง RootCA ได้ เนื่องจากโปรแกรม Acrobat มองไม่เห็นไฟล์ .crt จะมีวิธีการแก้ไขอย่างไร ?
อาจารย์ต่างชาติ สามารถใช้งาน
Digital Signature ได้หรือไม่ ?
ถ้าอาจารย์ต่างชาติ เป็นบุคลากรที่มีข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลบุคลากรของมหาวิทยาลัย อาจารย์ต่างชาติสามารถใช้งาน Digital Signature ได้ โดยการยืนยันตัวตน จะใช้เลขที่พาสพอร์ตที่ได้แจ้งไว้กับ สทบ. ในการยืนยันตัวตนรับ User Certificate
การใช้งานโปรแกรม Acrobat จำเป็นต้อง Login ด้วย Account มหาวิทยาลัยหรือไม่ ?
การใช้งานโปรแกรม Acrobat ต้องทำการ Sign In ด้วย Account มหาวิทยาลัย (User.xxx@kmutt.ac.th)
จะสามารถลบภาพลายเซ็นที่ไม่ต้องการใช้งานได้อย่างไร ?
การใช้งาน Digital Signature ต้องทำการเชื่อมต่อ internet ด้วยหรือไม่ ?
ในการใช้งาน Digital Signature มีความจำเป็นในการเชื่อมต่อ Internet เพราะทุกครั้งที่จะทำการลงลายมือด้วย Digital Signature จะมีการเช็คสิทธิ์ User Certificate กับ Server ของมหาวิทยาลัย
เมื่อมีการเซ็นด้วย Digital Signature สามารถลบ หรือแก้ไข ลายเซ็นได้หรือไม่ ?
หลังจากมีการเซ็นด้วย Digital Signature ไปแล้วสามารถแก้ไข หรือลบ ลายเซ็นได้ แต่จะยังมีร่องรอยของการแก้ไขติดอยู่บนเอกสารฉบับนั้น
คำแนะนำ : ให้ใช้เอกสารฉบับก่อนหน้า ทำการแก้ไข แล้วลงลายเซ็นด้วย Digital Signature อีกครั้ง แทนการแก้ไขเอกสารฉบับเดิม
Digital Signature (Foxit PDF Editor)
การเกษียณหนังสือต่อ หรือการเพิ่มข้อความลงบนเอกสารสามารถทำได้อย่างไร ?
สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
1. กรณีเป็นผู้ทำเอกสาร สามารถใช้เครื่องมือ Edit > Add Text ในการเพิ่มข้อความได้
2. กรณีต้องการเกษียนหนังสือต่อ หลังจากมีการลงนามด้วย Digital Signature ไปแล้ว ให้ใช้เครื่องมือ Comment > Typewriter ในการเพิ่มข้อความ
โปรแกรม Foxit รองรับ Font ภาษาไทยหรือไม่ ?
สามารถใช้งาน Font ภาษาไทย เช่น TH SarabunPSK ได้
คำแนะนำ : การใช้งานเครื่องมือ Add Text จำเป็นต้องเปลี่ยน Font ที่จะใช้งาน ก่อนพิมพ์ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตัวอักษรเพี้ยน ระหว่างการเปลี่ยน Font
โปรแกรม Foxit รองรับ ตัวเลขไทย หรือไม่ ?
สามารถใช้งาน ตัวเลขไทย ได้ และยังสามารถใช้ Font ที่เป็นตัวเลขไทย เช่น font “THNiramitIT ๙” ได้ด้วย
ในการกรอกเอกสาร สามารถเลือกใช้เครื่องมืออะไรได้บ้าง ในการทำสัญลักษณ์ในเอกสาร ?
การทำสัญลักษณ์ในเอกสารสามารถเลือกใช้เครื่องมือได้ดังนี้
1. กรณีเป็นผู้ทำเอกสาร สามารถใช้เครื่องมือ Fill & Sign แล้วเลือกใช้สัญลักษณ์ในนั้นได้เลย
2. หลังจากมีการลงนามด้วย Digital Signature ไปแล้วให้ใช้เครื่องมือ Comment โดยสามารถเลือกใช้งานเครื่องมือได้ดังต่อไปนี้
- Pencil
- Drawing > Line
- Typewriter แล้วเปลี่ยนไปใช้ Font “Webdings” โดย Key “a” คือเครื่องหมายถูก และ Key “r” คือเครื่องหมาย กากบาท
เครื่อง MacOS ไม่สามารถติดตั้งไฟล์ CA.cerได้ จะทำอย่างไร ?
ให้นำไฟล์ Root CA ไปเพิ่มในโปรแกรม Keychain Access หลังจากนั้นให้ Export Certificate ออกมา แล้วนำไฟล์ที่ได้ ไปติดตั้งในโปรแกรม Foxit ตามขั้นตอนปกติ
ไม่สามารถ Activate ได้จะทำอย่างไร ?
ให้ตรวจสอบ e-mail ว่าได้รับสิทธิ์การใช้งานหรือไม่ โดยจะเป็นชื่อว่า “Foxit Software”
Subject : Your organization administrator has updated your Foxit licenses
ถ้าไม่ได้รับให้ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานกับทางสำนักคอมพิวเตอร์ (Helpdesk Tel. 111)
ถ้าได้รับสิทธิ์แล้ว หรือเคยใช้งานอยู่ แล้วไม่สามารถ Sign in หรือ Activate ได้ ให้ทำการ Uninstall โปรแกรมออก โดยเลือกที่จะไม่เก็บ Cache หรือ Data ไว้ที่เครื่อง หลังจากนั้นให้ทำการติดตั้งโปรแกรม (Install) ใหม่อีกครั้ง หลังจากนั้น ทำการ Activate ตามขั้นตอนปกติ จะสามารถกลับมาใช้งานได้
license ที่มหาวิทยาลัยให้สิทธิ์การใช้งาน สามารถใช้งานในอุปกรณ์ มือถือหรือแท็บเลต ได้หรือไม่ ?
สามารถใช้งานได้ รองรับทั้ง iOS , iPadOS (Version 13.0 ขึ้นไป) และ Android (Version 5.1 ขึ้นไป)
โดยสามารถดาวน์โหลด ได้จาก App Store และ
Play Store
license ที่มหาวิทยาลัยให้สิทธิ์การใช้งาน สามารถใช้งานในอุปกรณ์ได้พร้อมกันจำนวนเท่าไหร่
สามารถใช้งานได้พร้อมกัน จำนวน 2 อุปกรณ์ ตามเงื่อนไขของ Foxit
สามารถดาวน์โหลดโปรแกรม Foxit ที่มหาวิทยาลัยให้สิทธิ์การใช้งาน ได้จากที่ไหนบ้าง ?
สามารถดาวน์โหลดโปแกรมได้จาก
1. สำหรับ PC / Laptop ที่เว็บไซต์ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ ของมหาวิทยาลัย
https://download.kmutt.ac.th/
2. สำหรับ Mobile , Tablet ที่ App Store และ Play Store
เมื่อมีการเซ็นด้วย Digital Signature สามารถลบ หรือแก้ไข ลายเซ็นได้หรือไม่ ?
หลังจากมีการเซ็นด้วย Digital Signature ไปแล้วสามารถแก้ไข หรือลบ ลายเซ็นได้ แต่จะยังมีร่องรอยของการแก้ไขติดอยู่บนเอกสารฉบับนั้น
