๐ การกำหนดสิทธิ์เข้าถึง ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะโฟลเดอร์ที่มีการกำหนดสิทธิ์ไว้ให้เท่านั้น

๐ การปฏิบัติตามขั้นตอนในกระบวนการทำงาน (Work Flow) ผู้ใช้จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่แนะนำไว้ ทั้งนี้ หากผู้ใช้พบปัญหาในการปฏิบัติตามกระบวนการทำงาน โปรดแจ้งให้ผู้ดูแลระบบทราบ

๐ การรักษาความลับ ผู้ใช้จะต้องไม่เผยแพร่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จาก Shared Folders ก่อนได้รับอนุญาต

๐ การส่งเอกสารที่ไม่ต้องใช้ลายเซ็นจริง เอกสารที่รับ-ส่งผ่านระบบ KMUTT DMS จะต้องเป็นเอกสารที่ลงนามด้วย Digital Signature และไม่ต้องนำมาลงนามในกระดาษซ้ำในภายหลัง

๐ ไม่แนะนำให้ใช้กับเอกสารลับ หากผู้ใช้จำเป็นต้องรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็น “เอกสารลับ” ผู้ใช้จะต้องเข้ารหัสผ่านที่ไฟล์ PDF ให้เรียบร้อย และแจ้งรหัสผ่านให้ผู้ลงนามรับทราบเท่านั้น

๐ การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้จะต้องสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลของตนเอง หรือหน่วยงาน สำหรับเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามเรียบร้อยแล้วเพื่อความสะดวกในการค้นหาเอกสารได้ในภายหลัง